Vardiya çizelgesi veya çalışan iş planlaması, vardiyalı çalışma yapan herhangi bir işletmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Vardiya programı, etkili zamanlama, işletmelerin işçilik maliyetlerini düşürmelerine, personelin moralini yükseltmelerine, verimliliği artırmalarına ve çok daha fazlasına yardımcı olur.
Vardiya çizelgesi ya da vardiya cetveli oluşturmak, birçok işletmenin takip etmekte ve hatta sürdürmekte zorlandığı zorlu ve zaman alıcı bir süreç olabilir. İster otomatik vardiya programı kullanın, ister Excel gibi araçlar kullanın, ister kalem-kağıt yöntemine güvenin, akılda tutulması gereken bazı önemli noktalar vardır.
Bu yazıda, daha iyi vardiya çizelgesi hazırlama işlemiyle, planlamaya daha az zaman ayırabilmeniz ve nihayetinde daha karlı ve başarılı bir iş yürütebilmeniz için gerekli detaylara değineceğiz. Ayrıca, kullanabileceğiniz otomatik vardiya programı listesi, Excel vardiya çizelgesi örneği / örnekleri, Excel’de vardiya listesi-çizelgesi hazırlama işlemi vb. gibi önemli adımlardan da bahsedeceğiz.
Vardiya Çizelgesi Nedir?
Vardiya ya da diğer bir adıyla Shift çizelgesi programları, bir organizasyonun operasyonel verimliliğini yönetmeye ve iyileştirmeye yardımcı olan modern işgücü yönetiminin temel bir yönüdür. Vardiya planlaması, kaynaklarınızı daha iyi yönetmek, verimliliği artırmak, müşteri hizmetlerini geliştirmek ve kârları artırmak için çalışma programlarını oluşturmayı ve sürdürmeyi içerir.
Birçok endüstri, restoranlar ve barlar, konaklama, kamu hizmeti, üretim, tedarik zinciri, perakende, tıbbi ve daha fazlası dahil olmak üzere işgücü operasyonlarını yönetmek için vardiyalı çalışan programları veya vardiya cetvelleri kullanır.
En Yaygın 7 Vardiyalı Çalışma Takvimi Türü
Herhangi bir çalışma programı oluştururken, aralarından seçim yapabileceğiniz birçok farklı vardiya programı türü vardır. Farklı endüstriler farklı program türlerini tercih edecektir. İşte en yaygın olarak kullanılan 7 vardiya programı:
- # Sabit Vardiya Programları: Bu, temel çok amaçlı vardiya programı tipidir. Sabit vardiyalar, her hafta aynı sayıda saat ve gün çalışan personelden oluşur. Örneğin, bir restoran işletiyorsanız, bir servis elemanı veya barmen Pazartesiden Cumaya 08:00 – 16:00 (her hafta) arasında çalışabilir. Bu sabit program, personelin öngörülebilir bir çalışma programına bağlı kalmasını sağlar.
- # Bölünmüş Vardiya Programları: Çalışanlar, çalışma saatlerini günde iki vardiya veya zaman diliminde doldurmayı kabul eder. Örneğin bir çalışan 08:00-13:00 arası çalışabilir, dört saat ara verebilir ve 17:00-21:00 arası işe dönebilir. Normal bir öğle yemeği molası, bölünmüş bir vardiyanın parçası değildir. Bu tür bir vardiyayı programınıza dahil ederken, iş yasalarına uyduğunuzdan emin olmak için gerekli departmanla birlikte çalışın.
- # Fazla Mesai Vardiya Programları: Çalışanlar tipik bir vardiyadan daha fazla saat çalışır. Bunlar maliyetli olabilir ancak genellikle acil durumlarda gereklidir. Fazla mesai yapan ve tükenmişlik riski altında olabilecek çalışkan çalışanları not edin ve yasalara uyduğunuzdan emin olmak için fazla mesai yasalarını kontrol edin.
- # Döner Vardiya Çizelgeleri: Personel, genellikle belirli bir programa göre vardiya değiştirir. Örneğin, dönüşümlü bir vardiyadaki çalışanlar, haftadan haftaya veya aydan aya gündüz ve gece vardiyası arasında geçiş yapabilir. Dönen vardiyalar, herkesin yeterli miktarda saat alabilmesi için vardiyaları ve saatleri gündüz ve gece vardiyalarında tüm personel arasında dağıtmaya yardımcı olur. 7/24 dönen vardiya modelleri, 24 saat çalışan ve hızla karmaşıklaşabilen işletmelerde yaygındır.
- # Çağrı Üzerine Vardiyalar: Bir çalışan herhangi bir zamanda talep üzerine çalışmaya çağrılabilir. Örneğin, ailevi bir acil durum nedeniyle birisi sabit bir vardiyayı kaçırırsa, bu vardiyayı alması için bekleyen çalışanla iletişime geçilecektir. Bu değişimin külfetli doğası, genellikle personel arasında dönüşümlü oldukları anlamına gelir.
- # Programsız Vardiyalar: Adına rağmen, bu vardiyalar aslında planlanmıştır. Yöneticiler, programdaki boşlukları doldurmak için bu vardiyaları geçici olarak planlar. Programlamada belirli bir düzenlilik yoktur, örneğin bir çalışanın bir hafta belirli türde vardiyaları alması ve ardından bir sonraki hafta tamamen farklı bir vardiya alması gibi.
İşletmeler genel olarak kendi çalışma prensiplerine en uygun olan vardiyalar belirlemeye odaklanır. Tercih edilen en yaygın vardiya sistemleri ve çizelgeleri şu şekildedir:
- 2’li vardiya çizelgesi,
- 3’lü vardiya çizelgesi,
- 4’lü vardiya sistemi,
- 7’li vardiya çizelgesi
- 2 + 2 + 2 vardiya çizelgesi
veya
- Haftalık vardiya çizelgesi
- Aylık vardiya çizelgesi gibi ifadeler de kullanılır.
Vardiya Çizelgesi Hazırlama Araçları+Programları
Elektronik Tablolar ve Yazılımlar
Bu çizelgeleme araçlarından bazılarının etkin bir şekilde kullanılması gerçekten zordur, çünkü bunlar en başta zamanlama için tasarlanmamıştır. Bu da gerçekten işe yarayan bir ekip programı planlamayı zorlaştırıyor.
# Excel
Excel, satırları, sütunları ve hatta tek tek hücreleri kolayca yeniden boyutlandırmanıza olanak tanır. Bu nedenle, bir çalışan zamanlama aracı olarak oldukça esnek olsa da, öncelikli çözümünüz olmasını engelleyen dağıtım sorunlarından muzdariptir. Ya Excel programınızı yazdırıp dağıtmanız ya da tüm çalışanlarınıza e-posta ile göndermeniz gerekecek.
- Düşük maliyetlidir (ve zaten bir Office lisansınız varsa, aslında ücretsizdir)
- Temel kullanım için düşük öğrenme eğrisi vardır
- Özelleştirilebilirdir
- Gelişmiş işlevselliğe sahiptir
- Android, iOS, Windows ve Mac OS X ile uyumlu
# Google E-Tablolar
Google’ın bulut elektronik tablo programı – Excel’e çok benzer, çünkü satırları, sütunları ve hücreleri yeniden boyutlandırmanıza izin vererek programın biçimlendirmesini çok daha kolay hale getirir.
Ayrıca çalışanları tanımlamak ve görevleri ve sorumlulukları daha mantıklı ve görsel olarak çekici bir şekilde dahil etmek için renk kodlu bloklar ekleyebilirsiniz. Dağıtım kolaylığı kesinlikle bir artıdır ve zamanlama amacıyla E-Tablolar’ın Docs’tan çok daha kolay işlenmesi, onu ücretsiz zamanlama araçları arasında daha iyi bir seçim haline getirir.
- Ücretsizdir
- Temel kullanım için düşük öğrenme eğrisi
- Herhangi bir cihazdan erişilebilir
- Google Suite ile entegre olur
- Oluşturmak ve güncel tutmak için zaman alıcı
- Değişiklikleri personel üyelerine otomatik olarak bildirmenin bir yolu yok
- Zamanlama çakışmalarını yakalamaz
# Google Takvim
Çevrimiçi oluşturma ve dağıtma kolaylığını, özellikle zamanlama için tasarlanmış bir takvimin gücüyle birleştirir. Google Takvim, Dokümanlar, E-Tablolar, Word, Excel ve evet, kalem ve kağıdın yerini alır.
Google Takvim başlangıçta kişisel bir takvim olarak tasarlanmış olsa da, bazı çalışmalarda birden fazla çalışanı planlamak için değiştirilebilir.
Gün görünümünden veya hafta görünümünden bir etkinlik eklemek için bir zamana tıklayabilirsiniz. Daha sonra bu olayı (çalışanın adı veya görevleri ile) etiketleyebilir ve süreyi belirtebilirsiniz (örneğin 17:00 – 23:00).
Ayrıca daha kolay görüntüleme için etkinliği renklendirebilir, basitleştirilmiş iletişim için etkinliğe e-posta adresleri ekleyebilir ve çalışanlarınızı bilgilendirmek için otomatik bildirimler ayarlayabilirsiniz.
# Trello
Trello, ekibinizi daha kolay organize etmek için kullanabileceğiniz başka bir ücretsiz araçtır. Trello, sizin ve çalışanlarınızın daha fazlasını yapmak için işbirliği içinde çalışmasına olanak tanıyan web tabanlı bir liste oluşturma uygulamasıdır.
Trello’nun panoları, listeleri ve kartları, iş projelerini esnek ve ödüllendirici bir şekilde düzenlemenize ve önceliklendirmenize olanak tanır. Google Drive gibi, işletmenizdeki farklı pozisyonlar için Trello panoları oluşturabilir ve her üyeye bu panoya erişme izni verebilirsiniz.
Trello ayrıca ekibinizin benzersiz iş ihtiyaçlarını karşılamak için bir dizi uygulamayla (Google Drive, Dropbox, Dokümanlar, E-Tablolar ve diğerleri gibi) entegre olur. Ve nerede olursanız olun, Trello tüm cihazlarınızda senkronize kalır, böylece ekibinizle her yerde, her zaman işbirliği yapabilirsiniz.
Trello kartlarının içinde üye ekleyebilir, etiket atayabilir, kontrol listeleri oluşturabilir, son tarihler ayarlayabilir, bir tartışma başlatabilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.
Ancak Trello, tam hizmet çalışan bir planlama aracından çok bir görev veya yapılacaklar listesidir. Evet, Trello kartlarına belgeler, elektronik tablolar ve dosyalar ekleyebilirsiniz, ancak bu, planlama sürecini gerçekten kolaylaştıran ve basitleştirebilen bir uygulamadan çok bir dağıtım kanalıdır.
# ABC Roster
ABC Roster, basit ve yalnızca ekibinizi planlamaya odaklanan otomatik vardiya çizelgesi programıdır. ABC Roster, ekibinizin vardiya çizelgelerini düzenlemeye yönelik karmaşık göreve yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmış ücretsiz bir yazılımdır. Sınırlı sayıda çalışanı olan küçük işletmeler için inşa edilmiş, o zamandan beri hayır kurumları, hastaneler ve müzeler gibi daha büyük işletmelere ve ayrıca otel ve restoranlardaki yiyecek ve içecek departmanlarına hizmet verecek şekilde genişlemiştir.
ABC Roster’ın ana özellikleri, çalışanların müsaitliği, izin günleri, izinler, etkinlikler, rezervasyonlar ve daha fazlası dahil olmak üzere planlamanın tüm yönlerini tek bir ekrandan yönetmenizi sağlayan kullanımı kolay bir arayüz etrafında döner.
Otomatik vardiya programı olan ABC Roster, bir düğmeye dokunarak sizin için çizelgeler oluşturabilir. Tüm vardiyaların işletmenizin ihtiyaçlarına göre karşılandığından emin olmak için programı gözden geçirin, ardından programı Microsoft Excel, PDF veya HTML belgesine aktarın ve doğrudan uygulamadan ekibinize e-posta ile gönderin.
# DRoster
DRoster, tek bir programla sınırsız vardiya, pozisyon, görev ve çalışan planlaması gereken kuruluşlar ve işletmeler içindir.
Bar, teslimat hizmeti, yemek şirketi , emlak acentesi, güvenlik şirketi, kafe, restorant veya perakende işletmesi yönetiyor olabilirsiniz; DRoster endüstriden bağımsız bir tasarım sunar, böylece kuruluşunuzun büyüklüğünden bağımsız olarak uygulamayı özel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmeniz mümkün olur.
DRoster’ın özelleştirilebilir özelliklerine ve sınırsız pozisyonlarına ve çalışanlarına ek olarak, tekrar eden vardiyalar için şablonlara, yerleşik raporlara ve sıfır fazla mesai sağlamak için minimum ve maksimum haftalık saatler oluşturma yeteneğine sahipsiniz.
DRoster, programının ücretsiz bir sürümünü sunarken, işlevsellik sınırlıdır. İşletmenizin toplu silme, vergileri ileri tarihlere kopyalama ve raporlama gibi gelişmiş özelliklere ihtiyacı varsa, yazılımın premium sürümü için ödeme yapmanız gerekir.
# GetSling
GetSling, perakende ve restoran işletme sahipleri için özel olarak tasarlanmıştır. Çalışanlarınızın vardiyaları dahil genel iş planı oluşturmanın ve çalışanlarla iletişim kurmanın kolay ve ücretsiz bir yoludur.
Planlamaya ayrılmış bir uygulamadan bekleyeceğiniz tüm sezgisel araçların yanı sıra Sling, rehberlik sağlar ve güncel kullanılabilirlik ve zaman aşımı istekleriyle çakışmaları önlemenize yardımcı olur. Sling, çakışan vardiyaları veya çifte rezervasyonları bile size bildirir.
Sling Mesajları ve Haber Kaynağı, iletişimi çok kolaylaştırır. E-postaya veya başka bir üçüncü taraf uygulamasına güvenmek zorunda değilsiniz. Sling’de çalışanlarla doğrudan iletişim kurabilir, kişilere veya gruplara mesaj gönderebilirsiniz. Hatta iletişim kurduğunuzda iş dosyalarını, fotoğrafları, videoları ve bağlantıları paylaşabilirsiniz.
# Kolay İk
Online vardiya yönetim yazılımı olan Kolay İk ile kendi biriminize ait günlük, haftalık ve aylık vardiya planı oluşturup ve ekibinizle paylaşabilirsiniz. Vardiya yönetiminin yanı sıra, personel yönetimi için de otomatik planlamalar yapmanıza imkan sunar.
Uygulamanın entegrasyon özelliği ile banka ve yemek kartı gibi uygulamaların entegrasyonunu ücretsiz olarak yapabilir, ayrıca uygulama ile ilgili bilgi almak ve her türlü sorun için ücretsiz destekten faydalanabilirsiniz. Ücretli bir yazılım olan Kolay İk 15 günlük bir deneme seçeneği sunuyor.
# İdenfit
Idenfit personel devam kontrol sistemiyle (PDKS), çalışanlarınızın işe giriş-çıkış kontrollerini yapabilir, izin, vardiya, mola kayıtlarını ve fazla mesailerini kayıt altında tutabilir, rapor çıktılarını alabilir, onay süreçlerini ve puantaj takibini kolaylıkla yönetebilirsiniz.
Idenfit akıllı vardiya yönetimiyle çalışan programları, vardiyaları, kayıp saatleri ve molaları tek bir panel üzerinden görüntülenebilir ve efektif olarak yönetilebilir. Bir çalışana aynı gün içerisinde birden fazla dönüşümlü vardiya ataması yapılabilir. Böylece çalışan durumuna ya da saatine göre kendisine atanan vardiyalardan birini seçerek iş gününü sorunsuzca tamamlayabilir.
Kayıtlar personel vardiya giriş ve çıkışını yaptığında otomatik olarak alınır ve sisteme işlenir böylece yönetici farklı vardiya bilgileri ve hesaplamalar arasında kaybolmaz. Bunun gibi daha birçok işlemi İdenfit üzerinden kolayca yönetebilirsiniz. Uygun fiyatlarla hizmet veren İdenfit’i ücretsiz deneme seçeneğinden sonra değerlendirebilirsiniz.
Vardiya Çizelgesi Hazırlama İpuçları
Bir iş programı oluşturmak basit bir süreç değildir, hatalar sıklıkla olur ve maliyetli olabilir. Daha kolay bir zamanlama süreci için aşağıdaki ipuçlarına dikkat edin. Bu ipuçları, iyi bir vardiya cetveli hazırlamanıza yardımcı olacaktır:
- Vardiya çizelgesini olabildiğince basit tutun
- Ekibinizi tanıyın
- Çalışanlarınızı hazırlık sürecine dahil edin
- Ekip Çapında Bir İletişim Yöntemi Oluşturun
- Programı Hızla Çıkarın (böylece çalışanlar özel yaşamlarını vardiyaya göre planlayabilirler)
- Çalışma Tercihlerine ve İzin Taleplerine Mümkün Olduğu Kadar Önem Verin
Yukarıda vardiya çizelgesi hazırlama programları ve vardiya hazırlamaya dair merak edilen diğer detayları paylaştık. Faydalı olacağını umuyoruz.